KEPAHIANG, Ikobengkulu.com– Dalam rangka memastikan pengelolaan arsip yang efektif dan sesuai dengan peraturan yang berlaku, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (Perpusda) Kabupaten Kepahiang gencar memberikan pendampingan kepada Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemkab Kepahiang. Langkah ini bertujuan meningkatkan efisiensi serta mendukung transparansi tata kelola pemerintahan.
Plt. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, Zikrullah, M.Pd, menjelaskan pentingnya pengelolaan arsip yang sistematis dan sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. "Pengelolaan arsip yang baik dapat memberikan manfaat besar, baik bagi pemerintah maupun masyarakat, serta mendukung pelaksanaan reformasi birokrasi yang berkelanjutan," ujar Zikrullah.
Efisiensi Melalui Tata Kelola Arsip Modern
Seiring dengan meningkatnya volume arsip akibat pesatnya pembangunan, Zikrullah menekankan perlunya implementasi sistem pengelolaan arsip elektronik. "Keberadaan sistem ini bukan lagi pilihan, melainkan kebutuhan. Namun, penerapannya memerlukan perencanaan yang matang agar sesuai dengan kebutuhan organisasi," tambahnya.
Pendampingan oleh Perpusda mencakup pelatihan tentang norma, standar, dan prosedur pengelolaan arsip, termasuk penetapan jadwal retensi arsip untuk mendukung efisiensi ruang penyimpanan dan kemudahan akses. "Penyusutan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna adalah langkah penting untuk mengoptimalkan ruang penyimpanan," jelas Zikrullah.
Fokus pada Keamanan dan Pemeliharaan Arsip
Zikrullah juga mengingatkan pentingnya keamanan dalam penyimpanan arsip, baik fisik maupun digital. "Gudang arsip harus diperiksa secara rutin untuk memastikan dokumen tetap terjaga dengan baik. Selain itu, arsip digital memerlukan sistem backup yang aman untuk mencegah kehilangan data," katanya.
Dengan tata kelola arsip yang baik, Perpusda berharap dapat mendukung kinerja OPD sekaligus meningkatkan kualitas pelayanan publik. "Tata kelola arsip yang handal akan menciptakan akuntabilitas yang lebih baik di lingkungan Pemkab Kepahiang," tutup Zikrullah.
Manfaat Tata Kelola Arsip yang Baik
Pengelolaan arsip yang efektif tidak hanya memberikan manfaat administratif tetapi juga memastikan keberlanjutan informasi penting bagi masyarakat. Tata kelola arsip yang modern, transparan, dan efisien mendukung akuntabilitas pemerintah serta melindungi hak-hak publik terkait akses informasi.
Perpusda Kepahiang terus berupaya menjadi pelopor dalam pengelolaan arsip yang profesional, memberikan pelatihan, dan menyediakan infrastruktur yang mendukung untuk memastikan tata kelola arsip berjalan optimal di seluruh OPD Kabupaten Kepahiang. (ads)